１，会議の時間管理の必要性
会議の不満のひとつに時間が長いというのがあります。これは、ほんとうに長いという面と会議の充実度の問題があるのでしょう。また、ワークライフバランスの点からも会議時間を短くすることが求められています。会議時間をどう管理し短くしていくかを考えましょう。
２，会議の事前連絡
会議資料を事前配布するときに会議開始日時を再度確認することは当然として、直前にも念のため通知したいものです。一般的には社内SNSやメールを使うことになります。
３，会議開始時刻
会議の開始は定刻に始めましょう。全員がそろわなくても定刻に始めたいものです。遅刻者のための工夫としては、会議の始めの部分は前回のふりかえりやアイスブレイクの時間にあてておくことが良いと思います。会議の前半はあらかじめゆっくりしたスケジュールに設定しておく方法もあります。
４，会議中の時間管理
議事進行者とは別に時計係を決めておくことをおすすめします。議事進行と時間管理を一人で行うのは大変です。会議進行の途中で残り時間を教えてもらいましょう。どのタイミングで時間を教えてもらうかは事前の打ち合わせが必要です。会議のアジェンダに従い打ち合わせをしましょう。項目ごとの終了時刻の前10分とか５分前になったら教えてもらうという方法もありますが、会議内容によっては拡散と収束というプロセスがある場合があります。そのようなときは、収束に入る時刻を決めておき、時計係の方から「そろそろ収束に入ってください」という形で進行を促してもらうこともあります。
５，終了時刻
終了時刻が近づいても終わりそうにない場合は、このまま続けることは可能か、日を改めて会議を持つか、参加者の意見を聞いてみてください。だらだら続けたくないですね。